Otomatik hatırlatma
Randevu gününü, eksik evrağı veya vadesi gelen taksiti hatırlatmak için kimsenin listeye bakmasına gerek kalmaz. Kuralı bir kez tanımlarsınız; WhatsApp, SMS ve e-posta bildirimleri doğru kişiye, doğru saatte kendiliğinden gider.
Olay bazlı tetikleme
Randevu tarihi, evrak eksiği, ödeme vadesi veya sonuç bildirimi — her olayın kendi kuralı olur.
Üç kanal tek akış
WhatsApp ulaşmazsa SMS, o da olmazsa e-posta: yedek kanal sırasını siz belirlersiniz.
Şablonla kişiselleştirme
Ad, ülke, randevu tarihi gibi alanlar şablona otomatik yerleşir; mesaj elle yazılmaz.
Kısaca
- Hatırlatmalar olaya bağlıdır: tarih değişirse planlanmış mesaj otomatik güncellenir.
- Gönderim saatleri çalışma saatlerine göre sınırlanır; gece yarısı mesaj gitmez.
- Her gönderimin durumu (iletildi, okundu, başarısız) dosyanın zaman çizelgesine yazılır.
- Müşteri iletişim izni vermediği kanaldan mesaj almaz; ret talebi anında uygulanır.
01
Hangi olaylar hatırlatma üretir
Hazır kurallarla başlarsınız; ofisinizin ihtiyacına göre yenilerini ekleyebilir, kullanmadıklarınızı kapatabilirsiniz.
- Randevu yaklaşıyor — 3 gün, 1 gün ve aynı sabah bilgilendirme
- Evrak eksik — kontrol listesinde tamamlanmamış belge kaldığında hatırlatma
- Pasaport süresi — geçerliliği 6 aydan az kalan başvuranlara uyarı
- Ödeme vadesi — taksit tarihinden önce ve geçtikten sonra bilgilendirme
- Sonuç bildirimi — dosya sonuçlandığında müşteriye otomatik bilgi
- Dosya beklemede — belirlediğiniz süredir hareket görmeyen dosya için danışmana iç bildirim
Tarih değişirse ne olur?
Hatırlatmalar sabit bir zamana değil, olayın kendisine bağlıdır. Randevu ertelendiğinde planlanmış mesajlar otomatik olarak yeni tarihe göre yeniden hesaplanır; eskisi iptal edilir.
02
Kanallar ve yedekleme sırası
Her mesaj türü için hangi kanalın kullanılacağını ve ulaşılamadığında hangi kanala düşüleceğini siz belirlersiniz.
| Kanal | Tipik kullanım | Notlar |
|---|---|---|
| Randevu ve evrak hatırlatmaları | Onaylı şablonlarla gönderilir; iletildi ve okundu bilgisi geri döner. | |
| SMS | Acil ve kısa bilgilendirmeler | WhatsApp'a ulaşılamayan numaralarda yedek kanal olarak devreye girer. |
| E-posta | Evrak listesi, ödeme dekontu, sonuç yazısı | Ek dosya gönderimini destekler, kurumsal görünümlü şablonla iletilir. |
| Panel içi | Danışmana yönelik iç uyarılar | Müşteriye gitmez; yalnızca sorumlu kullanıcının bildirim kutusuna düşer. |
03
Şablonlar ve kişiselleştirme
Mesajlar tek tek yazılmaz. Her hatırlatma tipinin bir şablonu vardır ve şablondaki alanlar gönderim anında dosyadan doldurulur.
- 1Şablon oluşturulur ve içine değişken alanlar eklenir: ad, ülke, vize tipi, randevu tarihi, kalan bakiye.
- 2Kanal seçilir; WhatsApp için onaylı şablon eşleştirmesi yapılır.
- 3Gönderim öncesi önizleme ile mesajın gerçek veriyle nasıl görüneceği kontrol edilir.
- 4Şablon yayına alınır; ilgili olay gerçekleştiğinde otomatik kullanılmaya başlar.
Birden fazla dil tanımlayabilirsiniz; başvuranın kartındaki dil tercihine göre doğru şablon seçilir.
04
Zamanlama kuralları
Doğru mesajın yanlış saatte gitmesi, hiç gitmemesinden kötüdür. Zamanlama kuralları bunu engeller.
- Çalışma saatleri dışına denk gelen gönderimler ertesi iş gününe ötelenir.
- Resmî tatil takvimi tanımlanabilir; tatil günlerinde gönderim yapılmaz.
- Aynı kişiye kısa aralıkla giden mesajlar tek bildirimde birleştirilir.
- Bir dosya için günlük maksimum mesaj sayısı sınırlandırılabilir.
05
Teslimat takibi ve izin yönetimi
Gönderilen her mesajın akıbeti kayıt altındadır; ayrıca hiçbir müşteri izin vermediği kanaldan mesaj almaz.
- Her gönderim iletildi / okundu / başarısız durumuyla dosyaya işlenir.
- Başarısız gönderimler listelenir; numara veya adres düzeltilip yeniden denenebilir.
- Müşteri kartındaki iletişim izinleri kanal bazında tutulur.
- Mesajlardaki çıkma talebi işlendiğinde ilgili kanal o kişi için otomatik kapanır.
Ticari elektronik ileti
Bilgilendirme mesajları ile pazarlama amaçlı iletiler ayrı tutulur. Pazarlama içerikli gönderimler yalnızca açık rıza veren kişilere yapılır ve izin kayıtları saklanır.
06
Sık sorulanlar
WhatsApp gönderimi için ne gerekiyor?+
WhatsApp Business hesabı ve onaylı mesaj şablonları gerekir. Kurulum sırasında hesap bağlantısını ve şablon başvurularını birlikte tamamlıyoruz.
SMS ücretleri pakete dahil mi?+
SMS gönderimleri operatör tarafından ücretlendirilir. Kendi SMS sağlayıcı hesabınızı bağlayabilir veya birlikte çalıştığımız sağlayıcılardan biriyle ilerleyebilirsiniz.
Mesaj gitmeden önce kontrol edebilir miyiz?+
Evet. Kuralı otomatik yerine onaylı moda alabilirsiniz; bu durumda mesaj taslak olarak hazırlanır ve danışman onayladıktan sonra gönderilir.
Müşteri mesaj almak istemezse ne yapılır?+
Kartındaki ilgili kanal kapatılır. Kapalı kanala hiçbir otomatik kural mesaj gönderemez; yalnızca zorunlu süreç bilgilendirmeleri için ayrı bir istisna tanımlanabilir.
Otomatik hatırlatma modülünü canlı görün
Formu doldurun, 1 iş günü içinde arayalım.