Başvuru takibi
Her vize dosyası; ülkesi, vize tipi, sorumlu danışmanı ve bulunduğu aşamasıyla birlikte tek panelde durur. Hangi dosyanın evrağı eksik, hangisinin randevusu yaklaşıyor, hangisi sonuç bekliyor — listeyi açtığınız anda görürsünüz.
Aşama bazlı pano
Dosyalar ön görüşmeden arşive kadar sütunlar halinde ilerler; sürükleyip bıraktığınızda geçmiş otomatik kaydedilir.
Ülkeye özel kontrol listesi
Vize tipi seçildiği anda o ülkenin evrak listesi dosyaya düşer; eksikler kırmızı işaretlenir.
Gecikme uyarıları
Belirlediğiniz gün sayısını aşan dosyalar panoda öne çıkar, sorumlusuna bildirim gider.
Kısaca
- Tüm başvurular tek listede: ülke, vize tipi, aşama, danışman ve son işlem tarihi aynı ekranda.
- Aşama değişimleri, notlar ve evrak hareketleri dosyanın zaman çizelgesine otomatik yazılır.
- Eksik evrağı olan veya bekleme süresi aşılan dosyalar için otomatik uyarı üretilir.
- Filtrelediğiniz her liste Excel veya PDF olarak dışa aktarılabilir.
01
Bir dosyanın yaşam döngüsü
Vize sürecinin tamamı hazır bir akış olarak gelir. Ofisinizin çalışma şekline göre aşamaları yeniden adlandırabilir, sıralayabilir veya kullanmadıklarınızı kapatabilirsiniz.
- 1Ön görüşme — Başvuran bilgileri, hedef ülke ve vize tipi girilir; uygunluk notları eklenir.
- 2Sözleşme ve ön tahsilat — Hizmet bedeli ve harç kalemleri dosyaya işlenir, ödeme planı oluşturulur.
- 3Evrak toplama — Ülkeye özel kontrol listesi açılır, gelen belgeler tek tek işaretlenir.
- 4Randevu — Konsolosluk veya aracı kurum randevusu tarih ve saatiyle dosyaya bağlanır.
- 5Teslim — Dosya konsolosluğa/başvuru merkezine teslim edilir, teslim tarihi kaydedilir.
- 6Sonuç — Onay, ret veya ek belge talebi sonucu işlenir; ret gerekçesi arşive not düşülür.
- 7Arşiv — Tamamlanan dosya kapanır, başvuranın kartında geçmiş vize kaydı olarak durur.
Her aşama değişikliğinde kimin, ne zaman işlem yaptığı kaydedilir. Böylece bir dosya hakkında soru geldiğinde geçmişi baştan sona okuyabilirsiniz.
02
Panoda ne görürsünüz
Başvuru panosu, ofisin o anki iş yükünün fotoğrafıdır. Kartların üzerinde en çok ihtiyaç duyulan bilgiler yer alır:
- Başvuran adı, hedef ülke bayrağı ve vize tipi
- Sorumlu danışman ve dosyanın kaç gündür aynı aşamada beklediği
- Eksik evrak sayısı ve varsa yaklaşan randevu tarihi
- Tahsil edilen / kalan bakiye durumu
- Dosyaya eklenmiş son not veya görüşme kaydı
Listeyi ülkeye, vize tipine, danışmana, tarih aralığına veya duruma göre filtreleyebilir; sık kullandığınız filtreleri kayıtlı görünüm olarak saklayabilirsiniz.
03
Eksik evrak ve gecikme kontrolü
Dosyaların gözden kaçmasının iki temel nedeni vardır: tamamlanmamış evrak ve unutulmuş bekleme. Her ikisi de otomatik kontrol edilir.
- Vize tipi seçildiğinde ülkeye özel evrak listesi dosyaya otomatik eklenir.
- Zorunlu belgeler tamamlanmadan dosya bir sonraki aşamaya taşınamaz — isterseniz bu kilidi kapatabilirsiniz.
- Pasaport geçerlilik süresi, biyometrik fotoğraf tarihi gibi kalemler için son kullanma uyarısı verilir.
- Belirlediğiniz gün sayısından uzun süredir hareket görmeyen dosyalar bekleyen işler listesine düşer.
Belgeler nerede saklanır?
Yüklenen pasaport, kimlik ve banka belgeleri şifreli olarak saklanır; her görüntüleme ve indirme işlemi kullanıcı bazında loglanır. Detaylar için KVKK Aydınlatma Metni'ne bakabilirsiniz.
04
Ekip, yetki ve devir
Her dosyanın bir sorumlusu vardır; ancak izinli veya işten ayrılan bir danışmanın dosyaları tek işlemle devredilebilir. Kimin neyi görebileceği rol bazında belirlenir.
| Rol | Yetki |
|---|---|
| Danışman | Yalnızca kendisine atanmış dosyaları görür, evrak yükler, aşama ilerletir. |
| Şube yöneticisi | Şubesindeki tüm dosyaları görür, dosya devreder, şube raporlarını alır. |
| Muhasebe | Dosyaların tahsilat ve harç bilgilerine erişir; evrak içeriğini görmez. |
| Yönetici | Tüm şubeleri görür, kullanıcı ve yetki tanımlar, işlem loglarını inceler. |
05
Raporlama ve dışa aktarma
Başvuru verisi biriktikçe ofisin gerçek performansı görünür hale gelir. Hazır raporların yanında, panodaki her filtrelenmiş listeyi olduğu gibi dışa aktarabilirsiniz.
- Ülke ve vize tipi bazında onay / ret oranı
- Danışman bazında açık dosya sayısı ve ortalama sonuçlanma süresi
- Aşamalarda geçirilen ortalama süre — süreçteki darboğazı gösterir
- Dönemsel başvuru adedi ve kaynak (acente, referans, web formu) dağılımı
- Excel ve PDF çıktısı; muhasebe için ayrı tahsilat dökümü
06
Sık sorulanlar
Mevcut Excel dosyalarımızı aktarabilir miyiz?+
Evet. Başvuran ve dosya listelerinizi Excel/CSV olarak yükleyebilirsiniz; kurulum sırasında alan eşleştirmesini birlikte yapıyoruz.
Aşamaları kendi süreçlerimize göre değiştirebilir miyiz?+
Aşamaların adını, sırasını ve rengini değiştirebilir, kullanmadıklarınızı kapatabilirsiniz. Her vize tipi için farklı akış tanımlamak da mümkündür.
Bir dosyada kimin ne yaptığını görebilir miyiz?+
Her dosyanın zaman çizelgesinde aşama değişiklikleri, evrak hareketleri, notlar ve gönderilen bildirimler kullanıcı ve saat bilgisiyle listelenir.
Birden fazla şubemiz var, ayrı ayrı takip edebilir miyiz?+
Dosyalar şubeye bağlanır. Yöneticiler tüm şubeleri tek panelde görürken, danışmanlar yalnızca kendi şubelerinin verisine erişir.
Başvuru takibi modülünü canlı görün
Formu doldurun, 1 iş günü içinde arayalım.