Müşteri yönetimi
Bir başvuran hakkında bilmeniz gereken her şey tek kartta toplanır: geçmiş vizeleri, ret gerekçeleri, aile bağlantıları, tüm görüşme kayıtları ve ödeme geçmişi. Telefonu açan danışman, dosyayı ilk günden beri takip ediyormuş gibi konuşur.
Tek sayfada tam geçmiş
Kişinin bugüne kadarki tüm başvuruları, sonuçları ve notları kronolojik olarak sıralanır.
Aile ve grup bağlantısı
Eş, çocuk veya aynı gruptaki başvuranlar birbirine bağlanır; ortak evraklar tek yerden yönetilir.
Tekrar eden müşteri
Vizesi dolmak üzere olan eski müşterileriniz otomatik listelenir, yeniden temas kolaylaşır.
Kısaca
- Her başvuran için tek kart: kişisel bilgiler, pasaport verileri, iletişim tercihleri ve tüm dosyaları.
- Telefon, WhatsApp ve ofis görüşmeleri not olarak karta işlenir; ekip aynı geçmişi görür.
- Aile üyeleri ve grup başvuruları birbirine bağlanarak ortak evrak tekrar tekrar istenmez.
- Kişisel veriler rol bazlı yetkiyle görüntülenir, her erişim loglanır.
01
Başvuran kartında neler var
Kart, danışmanın gün içinde en çok açtığı ekrandır. Bu yüzden aramaya, telefona ve dosya geçmişine tek tıkla ulaşacak şekilde tasarlanmıştır.
- Kimlik ve pasaport bilgileri — pasaport numarası, geçerlilik tarihi ve yaklaşan süre uyarısı
- İletişim bilgileri — telefon, e-posta, adres ve tercih ettiği iletişim kanalı
- Geçmiş vizeler — hangi ülke, hangi yıl, sonuç ne oldu; ret varsa gerekçesi
- Açık ve kapalı dosyalar — devam eden başvurular ve arşivdekiler ayrı ayrı
- Finansal özet — toplam tahsilat, kalan bakiye, son ödeme tarihi
- Belgeler — kişiye ait tüm yüklenmiş evraklar tek klasörde
Mükerrer kayıt olmaz
Yeni kayıt açarken telefon, e-posta veya pasaport numarası eşleşirse sistem uyarır ve mevcut kartı önerir. İki kart yanlışlıkla açılmışsa geçmişleri kaybolmadan birleştirilebilir.
02
Görüşme ve not geçmişi
Müşteriyle yapılan her temas kayıt altına alınır. Böylece danışman değişse de konuşmanın kaldığı yerden devam edilir.
- 1Görüşme kartın üzerinden başlatılır; tür seçilir (telefon, WhatsApp, ofis, e-posta).
- 2Konuşma notu yazılır, gerekirse sonraki adım için hatırlatma tarihi bırakılır.
- 3Hatırlatma zamanı geldiğinde sorumlu danışmana bildirim düşer.
- 4Tüm notlar kartın zaman çizelgesinde tarih ve kullanıcı bilgisiyle saklanır.
Notlar dosyaya değil kişiye bağlıdır; bu yüzden aynı müşteri iki yıl sonra yeni bir başvuru için geldiğinde geçmiş konuşmalar hâlâ oradadır.
03
Aile ve grup başvuruları
Vize başvuruları çoğu zaman tek kişilik değildir. Aile, öğrenci grubu veya kurumsal ekip başvurularında kişiler birbirine bağlanır.
| Bağlantı tipi | Ne işe yarar |
|---|---|
| Aile | Eş ve çocuklar tek grup altında toplanır; ikametgâh, evlilik cüzdanı gibi ortak evraklar bir kez yüklenir. |
| Öğrenci grubu | Aynı okul veya program için giden öğrenciler tek listede takip edilir, randevular toplu planlanır. |
| Kurumsal | Bir firmanın çalışanları firma kartına bağlanır; faturalama ve tahsilat firma üzerinden yürür. |
| Acente | Alt acentenin gönderdiği başvuranlar acenteye bağlanır, komisyon hesabı otomatik işler. |
04
Segmentler ve yeniden temas
Müşteri listesi, filtrelenebilir bir veri tabanıdır. Sık kullanılan filtreleri segment olarak kaydedip liste güncel kaldıkça otomatik beslenmesini sağlayabilirsiniz.
- Vizesi 3 ay içinde dolacak müşteriler
- Geçmişte reddedilmiş ve tekrar başvurmayı düşünenler
- Teklif verilmiş ama sözleşmeye dönmemiş görüşmeler
- Belirli bir ülkeye başvurmuş tüm müşteriler
- Belirli bir acente veya kaynaktan gelen başvuranlar
Segmentler doğrudan bildirim modülüne bağlanabilir; seçtiğiniz listeye toplu WhatsApp veya e-posta bilgilendirmesi gönderilebilir.
05
Yetki ve veri güvenliği
Müşteri kartları pasaport, kimlik ve finansal bilgi içerdiği için erişim sıkı tutulur.
- Danışmanlar yalnızca kendilerine atanmış müşterileri görür.
- Pasaport ve kimlik numarası gibi alanlar yetkisiz rollerde maskelenir.
- Belge görüntüleme, indirme ve dışa aktarma işlemleri kullanıcı bazında loglanır.
- Silme talepleri kayıt altına alınır ve yasal saklama süreleri gözetilerek uygulanır.
KVKK uyumu
Verilerin hangi amaçla işlendiği, ne kadar süreyle saklandığı ve ilgili kişi haklarının nasıl kullanılacağı KVKK Aydınlatma Metni'nde ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
06
Sık sorulanlar
Müşteri listemizi hazır olarak aktarabilir miyiz?+
Evet. Excel veya CSV dosyanızı yükleyip alanları eşleştiriyoruz; mükerrer kayıtlar aktarım sırasında tespit edilip birleştiriliyor.
Danışmanlar birbirlerinin müşterilerini görebilir mi?+
Varsayılan olarak hayır. Rol tanımlarıyla şube veya ekip bazında görünürlük açabilir, yöneticilere tam erişim verebilirsiniz.
Bir müşteri verilerinin silinmesini isterse ne olur?+
Talep panel üzerinden kayıt altına alınır. Yasal saklama yükümlülüğü bulunmayan veriler silinir, yükümlülük olan kayıtlar süresi dolduğunda otomatik olarak imha listesine düşer.
Aynı kişi farklı ülkelere başvurursa iki kart mı açılır?+
Hayır. Kişi tektir; her başvuru o kişinin kartına ayrı bir dosya olarak eklenir ve geçmiş tek yerde birikir.
Müşteri yönetimi modülünü canlı görün
Formu doldurun, 1 iş günü içinde arayalım.