Başvuru Öncesi Kalite Kontrol: Ofis İçi Checklist
Vize dosyalarında teslim öncesi kalite kontrol sistemi, ikinci göz prensibi ve kontrol listelerinin oluşturulması.
Vize ofislerinde kalite kontrol genellikle "danışman dosyayı bir kez daha gözden geçirir" biçiminde uygulanır. Bu yeterli değildir: kendi hazırladığı dosyayı kontrol eden kişi, aynı varsayımları tekrarladığı için hatayı göremez.
İkinci göz prensibi
Kalite kontrolün etkili olması için kontrolü dosyayı hazırlamayan birinin yapması gerekir. Bu kişi zorunlu olarak daha kıdemli olmak durumunda değildir; farklı bir bakış açısı yeterlidir.
- Kontrol eden kişi, dosyayı hazırlayan kişiden farklı olmalı,
- Kontrol, kontrol listesi üzerinden yapılmalı; serbest gözden geçirme olmamalı,
- Bulunan hatalar kayda geçirilmeli, sadece düzeltilip geçilmemeli,
- Kontrol için yeterli süre ayrılmalı; randevu sabahı yapılan kontrol kontrol değildir.
Kontrol listesinin katmanları
| Katman | Ne kontrol edilir? |
|---|---|
| Tamlık | Ülke bazlı listedeki tüm belgeler dosyada var mı? |
| Güncellik | Belgelerin tarihleri kabul edilebilir aralıkta mı? |
| Tutarlılık | Form, belgeler ve rezervasyonlar birbirini tutuyor mu? |
| Biçim | Kaşe, imza, tarama kalitesi ve tercüme uygun mu? |
| Anlatı | Dosya bütün olarak ikna edici bir hikâye anlatıyor mu? |
Son katman en çok atlanandır
"Anlatı" kontrolü, belgelerin tek tek doğru ama bir araya geldiğinde tutarsız olduğu durumları yakalar. Örneğin düşük gelirli bir başvuranın çok pahalı bir seyahat programı sunması.
Hata kayıt defteri
Bulunan hataların kaydedilmesi, kalite kontrolü tek seferlik bir denetimden öğrenen bir sisteme dönüştürür.
- 1Her kontrolde bulunan hatayı tür ve dosya bilgisiyle kaydedin.
- 2Ayda bir hata türlerini frekansa göre sıralayın.
- 3En sık üç hatayı belirleyin.
- 4Bu hataların kök nedenini ekiple tartışın.
- 5Süreç veya kontrol listesinde düzeltme yapın.
- 6Bir sonraki ay aynı hataların azalıp azalmadığını ölçün.
Kontrolün zamanlaması
Kontrol, düzeltme için zaman kalacak kadar erken yapılmalıdır.
| Kontrol | Zamanlama |
|---|---|
| Belge tamlık kontrolü | Belgeler teslim alınır alınmaz |
| Kapsamlı ikinci göz kontrolü | Randevudan 7 gün önce |
| Hızlı son kontrol | Randevudan 1 gün önce |
Yedi günlük pay, eksik bir belgenin yeniden temin edilmesi için gereken asgari süredir. Bu pay bırakılmadığında kontrol yapılsa bile düzeltme imkânı kalmaz.
Sık sorulan sorular
Küçük ofiste ikinci göz kontrolü nasıl yapılır?
İki danışmanın birbirinin dosyalarını çapraz kontrol etmesi yeterlidir. Tek kişilik ofislerde ise kontrolün farklı bir günde ve kontrol listesi üzerinden yapılması kısmi fayda sağlar.
Kalite kontrol ne kadar sürer?
Standart bir turistik dosya için 15-20 dakika yeterlidir. Bu süre, bir red dosyasının yaratacağı maliyetin yanında son derece düşüktür.