Vize Ofisinde Evrak Dijital Arşivleme Rehberi
Vize danışmanlık ofislerinde evrakların dijital arşivlenmesi, dosya adlandırma standardı, saklama süreleri ve erişim güvenliği.
Vize ofislerinde belge hacmi hızla büyür. Sistemsiz bir arşiv, üç ay sonra aranan belgenin bulunamamasına ve KVKK açısından ciddi risklere yol açar. Bu yazıda uygulanabilir bir arşiv düzeni öneriyoruz.
Bilgilendirme
Vize kuralları, istenen belgeler ve ücretler ülkeye, başvuru merkezine ve döneme göre değişebilir. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; başvuru öncesinde ilgili konsolosluğun güncel duyurularını kontrol edin.
Neden dijital arşiv?
- Tekrar başvurularda önceki dosyaya saniyeler içinde erişim,
- Red itirazlarında geçmiş belgelerin kanıt olarak kullanılabilmesi,
- Müşteri ihtilaflarında hangi belgenin ne zaman alındığının gösterilebilmesi,
- Fiziksel evrak saklama maliyetinin ve kayıp riskinin ortadan kalkması,
- KVKK kapsamında saklama ve imha sürelerinin takip edilebilmesi.
Dosya adlandırma standardı
Arşivin işe yaraması, tek bir adlandırma kuralına herkesin uymasına bağlıdır. Önerilen kalıp:
YYYYAAGG_Soyad-Ad_Ulke_BelgeTuru — örnek: `20260315_Yilmaz-Ayse_Almanya_BankaDokumu`
- Tarihi başa alın; kronolojik sıralama otomatik oluşur.
- Türkçe karakter ve boşluk kullanmayın; alt çizgi ve tire yeterlidir.
- Belge türü adlarını sabit bir listeden seçin, serbest yazmayın.
- Sürüm gerekiyorsa sona `_v2` ekleyin, dosyanın üzerine yazmayın.
Klasör yapısı
| Seviye | İçerik |
|---|---|
| 1. Yıl | 2026 |
| 2. Ülke | Almanya, ABD, İngiltere... |
| 3. Müşteri | Soyad-Ad_MusteriNo |
| 4. Dosya | Basvuru-01 (aynı müşterinin farklı başvuruları ayrılır) |
| 5. Belgeler | Kimlik, Finans, Seyahat, Sonuc alt klasörleri |
CRM kullanılıyorsa bu yapıyı manuel klasörlerde tekrarlamaya gerek kalmaz; belgeler doğrudan müşteri ve başvuru kaydına bağlanır. Manuel klasör yapısı, yazılıma geçilene kadar geçerli bir ara çözümdür.
Saklama, imha ve güvenlik
Dijital arşiv, KVKK açısından bir yükümlülük alanıdır. Belgeler süresiz saklanamaz.
- 1Her belge türü için saklama süresi belirleyin ve yazılı hâle getirin.
- 2Süresi dolan kayıtlar için periyodik imha takvimi kurun.
- 3Erişimi rol bazlı sınırlayın; her danışman her dosyayı görmesin.
- 4Yedekleri şifreli tutun ve geri yükleme testi yapın.
- 5Kişisel cihazlarda belge saklanmasını yasaklayın.
- 6Arşive erişim kayıtlarını (kim, ne zaman) tutun.
En sık ihmal edilen adım
İmha. Ofisler belge toplamayı iyi yapar ama silmeyi unutur. Amacı sona ermiş kişisel veriyi saklamaya devam etmek, KVKK açısından başlı başına bir ihlal sebebidir.
Sık sorulan sorular
Vize evrakları ne kadar süre saklanmalı?
Saklama süresi belgenin türüne göre değişir. Sözleşme ve fatura kayıtları için mali mevzuat 10 yıl öngörür; başvuru belgeleri ise genellikle ilişkinin sona ermesinden itibaren belirlenen daha kısa bir süre saklanır ve sonra imha edilir.
Müşteri belgelerini bulut depolamada saklamak güvenli mi?
Erişim rol bazlı sınırlandırıldığı, veriler şifrelendiği ve sağlayıcıyla veri işleme sözleşmesi yapıldığı sürece güvenlidir. Kişisel hesaplarda veya paylaşımlı ortak linklerde saklamak riskli ve KVKK'ya aykırıdır.